La Gestion des Temps et des Activités (GTA)
La gestion des temps et des activités : définition
La Gestion des Temps et des Activités (ou GTA) est un ensemble de processus, d’outils et de méthodes qui permettent de planifier, de suivre et d’analyser les temps de travail et les activités réalisées par les collaborateurs au sein d’une entreprise ou d’une organisation.
La GTA dépend avant tout de la politique RH de l’entreprise puisque celle-ci a pour objectif de la faire appliquer. Elle englobe les aspects suivants :
- Suivi des temps de travail et des temps de pause. Pour les collaborateurs concernés, cet aspect prend en compte le pointage que ce soit par badgeuse classique ou digitale via une appli smartphone par exemple. Cela peut aussi être fait sur un mode déclaratif, « par défaut ». En effet, le badgeage n’est pas un impératif lorsque l’on déploie une solution de gestion des temps et des activités. Le logiciel de GTA offre de nombreuses possibilités et s’adapte aux spécificités de l’entreprise / organisme : gestion des salariés en forfait jour, suivi des horaires particuliers (heures de nuit, de weekend, d’astreintes…).
- Suivi des heures supplémentaires. Ici la GTA va notamment permettre de fiabiliser les données pour la paie, ce qui représente un gain de temps important et un risque d’erreur considérablement réduit.
- Gestion des absences (prévues ou imprévues, congés payés, RTT, arrêts maladie, congés sabbatiques, absences liées à une formation, un mariage, un décès…)
- Planification (des horaires de travail, des congés, des périodes de formation…)
- Suivi des CET (Compte Épargne Temps)
Les avantages d’une Gestion des Temps et des Activités efficace pour les salariés
La mise en place d’une Gestion des Temps et des Activités efficace au sein de l’entreprise permet :
- Une réduction des coûts, une optimisation de la productivité
D’une part, une planification optimale des heures de travail permet à l’entreprise de réduire les temps d’inactivité ce qui limite les coûts et, d’autre part, de s’assurer que le nombre de salariés présents sera suffisant pour répondre aux besoins.
- Un suivi simplifié des obligations légales
Le droit du travail en général et la règlementation sur les heures de travail en particulier peuvent être complexe. Une bonne GTA (et surtout un bon logiciel GTA) limite les risques d’erreur en automatisant les règles RH
- Plus de flexibilité, une meilleure adaptabilité aux fluctuations de votre activité
Un système de GTA efficace permet à votre entreprise de mieux planifier et aussi de mieux s’adapter en cas d’imprévu : absence inattendue d’un salarié, changements internes, fluctuation de la demande…
- Une meilleure adaptation aux contraintes personnelles des salariés et/ou de vos intervenants
Certains salariés ont des contraintes personnelles incontournables (enfant à récupérer à une heure limite, travail en temps partiel…). La GTA peut prendre en compte ces contraintes.
Au-delà de vos salariés, votre Gestion des Temps et des Activités doit également prendre en compte des intervenants externes : intérimaires, prestataires…
- Une amélioration de la marque employeur
Même s’il s’agit ici d’un effet indirect de la GTA, il est évident qu’une organisation qui sait correctement répartir la charge de travail entre ses collaborateurs et qui respecte scrupuleusement la législation sur les temps de travail renvoie une meilleure image employeur auprès de ses salariés ou de ses salariés potentiels.
Les avantages d’une Gestion des Temps et des Activités efficace pour les salariés
Une GTA performante offre également plusieurs avantages pour les collaborateurs eux-mêmes :
- Amélioration de la satisfaction des employés.
La Gestion des Temps et des Activités doit permettre une juste répartition des tâches, permettre aux employés de mieux gérer / anticiper l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
- Justesse des rémunérations
En permettant un suivi strict et rigoureux des heures de travail (y compris des heures supplémentaires), la GTA garantit aux salariés une rémunération correspondant très précisément aux heures réalisées.
- Une meilleure visibilité et une simplification des démarches
Les outils GTA peuvent proposer un accès aux salariés pour consulter leurs compteurs-temps, simplifier leurs demandes de congés payées ou de RTT.
Quelles sont les étapes de mise en place d’une Gestion des Temps et des Activités performante au sein de votre entreprise ?
Une GTA ne sera efficace que si elle a été mise en place avec soin, en prenant en compte des facteurs propres à votre entreprise / organisation.
- L’analyse des besoins, la définition du cadre et des objectifs
Quelle est la situation actuelle de votre entreprise au niveau des suivi des temps de travail ? Quels sont vos process, les outils déjà en place, quels sont leurs faiblesses, quels sont les outils dont vous auriez besoin pour être plus efficace ? Quelles sont les spécificités de votre entreprise au niveau des temps de travail (saisonnalité importante, travail de nuit…) ? Autant de questions qu’il est nécessaire de prendre en compte en amont de la mise en place d’un logiciel GTA.
A ce stade, vous devez donc lister l’ensemble des caractéristiques de votre organisation, définir clairement les enjeux et les objectifs que vous souhaitez atteindre via la mise en place d’une GTA, définir les KPI prioritaires…
Il existe des cabinets conseil spécialisés dans le déploiement de solutions GTA qui peuvent vous accompagner tout au long de votre projet. Leur expertise vous permettra de bénéficier de conseils précieux et vous aidera à avancer sur votre projet dans de bonnes conditions.
- L’implication des équipes
Il est également nécessaire, en amont du choix d’une solution GTA spécifique d’impliquer les futurs utilisateurs dans l’analyse de l’existant et des besoins. Selon eux, quels sont les aspects qui doivent être améliorés, ont-ils des demandes précises…
- Le choix d’une solution GTA
En fonction des éléments définis lors des phase précédentes (point sur votre situation actuelle, définition des besoins que ce soit au niveau de RH ou de l’ensemble des salariés) mais aussi en fonction de votre solution SIRH actuelle (si elle existe), vous devrez faire le choix d’un logiciel GTA capable de s’adapter à votre demande.
Attention toutefois à ne pas allonger inutilement la liste des besoins ! En exprimant vos besoins réels vous limiterez le coût du projet. Les clients font parfois l’erreur de demander des fonctionnalités dont ils n’ont pas une réelle utilité ce qui peut donner lieu à une augmentation des coûts.
- Le paramétrage de votre solution
Quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, vous devrez la paramétrer en fonction de vos objectifs et de vos contraintes spécifiques. En effet, comme nous l’avons dit plus tôt, la solution de GTA n’est autre que l’application de la politique RH de l’entreprise : en extrapolant on pourrait presque dire qu’il existe autant de projets GTA qu’il existe de politiques RH différentes !
- La formation et la sensibilisation de vos équipes
Un nouvel outil implique de former vos équipes. On pense ici aux collaborateurs du département RH mais aussi à vos managers et même à l’ensemble de vos salariés si votre portail GTA leur est accessible.
Pour s’assurer une adoption optimale de la solution au sein de votre entreprise / organisme, il est intéressant d’être vigilant à l’expérience utilisateurs proposée par les différentes solutions avant de faire votre choix. Une solution centrée sur l’expérience utilisateurs c’est moins (voir pas) de formation ; celle-ci sera également plus facilement adoptée par vos collaborateurs.
Enfin, quel que soit votre choix il convient de mener une opération de conduite du changement en amont du déploiement de la solution, toujours dans l’objectif d’en faciliter l’adoption par vos collaborateurs. Il s’agit d’un élément important et souvent négligé lors de la mise en place d’une GTA.
- Suivi et évaluation
Pour garantir la performance et l’efficacité de la GTA, il est important de suivre régulièrement les indicateurs clés de performance (KPI) et d’évaluer les résultats obtenus par rapport aux objectifs fixés. Des ajustements et des améliorations peuvent être apportés en fonction des retours d’expérience et des analyses réalisées.
- Amélioration continue
Enfin, une Gestion des Temps et des Activités performante doit être en constante évolution pour s’adapter aux changements internes et externes de l’entreprise, tels que les fluctuations de la demande, les modifications réglementaires ou les innovations technologiques. Une démarche d’amélioration continue doit être mise en place pour maintenir la performance et la pertinence de la GTA à long terme.
